Excel の担当割りを AI に相談する。ChatGPT・Claude Cowork で配置案を作る

Excelに担当者と案件を並べても、人数、対応できる作業、本人の希望を同時に見て配置するのは手間がかかります。急な欠員が出ると、1人の名前を消しただけで別の案件の必要人数も足りなくなります。

AIへ相談する前に、必須条件と希望条件を分けて表へ書き出します。今回は架空の5人と3案件だけで、配置案の根拠を確認し、欠員によって案が成立しなくなる場合まで試します。事務、店舗、物流、研修運営などに使える考え方です。工事では資格や監督体制など、別途確認すべき条件を足す必要があります。

架空の5人と3案件

入力用Excelまたは素材一式（ZIP）を使います。Excelは入力資料で、AIの配置結果は入っていません。CSV版もZIPへ収録しています。

全員の稼働日は2026年11月10日です。全案件は同じ時間帯で、1人を2案件に割り当てられません。

この演習の必須条件は、必要人数を満たすこと、各案件に必須作業へ対応できる人が1人以上いること、稼働日が合い重複割当がないことです。全員が必須作業へ対応できる条件にはしていません。実際の業務で全員に資格や技能が必要なら、その条件へ変更して検討します。

希望は満たせるだけ検討します。希望同士の優先順位や点数は指定していないので、AIが独自の点数で「最適」と決めないように依頼します。必要人数の合計は5人で、余剰はいません。

使う場所と渡せるファイル

ChatGPT では、まず会話に演習ファイルを添付し、必要なら「データ分析」で表の整理を依頼します。手元の Excel を開いただけでは、その内容は ChatGPT に渡りません。ファイルの利用条件はOpenAI の公式 Help(外部)で確認できます。ファイル添付、クラウドのアプリ接続、PC上のファイル操作はそれぞれ別の範囲です。

ChatGPT の「Work」は複数の作業を進めるための入口です。公式 Help では web と mobile はクラウドで動き、Desktop では利用プランと管理設定が許す場合に、許可したローカルファイルやアプリを扱うと説明されています。この記事の添付ファイル演習に、Work や外部アプリの接続は必須ではありません。ChatGPT Work と Codex の説明(外部)を確認して、自分の画面にある機能を選びます。

Claude Cowork は、依頼を複数の手順に分けて成果物を作る機能です。公式 Help によると、Pro/Max の10月6日以降の新規タスクはクラウドで実行されます。Chat と Cowork の選択がある画面では Cowork を選び、統合された新しい画面では会話にそのまま依頼します。Team/Enterprise の web と mobile はベータで、管理設定の影響も受けます。

クラウド実行とローカルファイルへの接続は別です。接続したフォルダを扱うには Desktop が開いている必要があり、クラウドからのローカルアクセスには Desktop で開始したセッション、または定期タスクという条件があります。まずは演習素材を明示的に添付する方法を選ぶと、渡した範囲を把握しやすくなります。端末ごとの違い(外部)で現在の条件を確認してください。

配置案の依頼

Excelを添付するか、ZIPから展開した people.csv、projects.csv、assignment-rules.txt を添付します。Excelを接続して編集する機能は、ファイルを添付して相談する方法とは別です。最初は元データを変更せず、案を別の表で受け取ります。

添付は架空の演習資料です。最初に人数、稼働日、案件ごとの必要人数、必須作業を読み取った表を出してください。
H1〜H3は必須、S1〜S3は希望です。希望のために必須条件を緩めないでください。
同じ時間帯なので、1人の重複割当は禁止です。
配置案を最大2案出し、案件ごとの担当IDと必須作業を満たす人を示してください。
各案に、必須条件の照合表、満たす希望、満たせない希望、未確認事項を付けてください。
希望の点数や優先順位は作らず、違いを言葉で説明してください。
元Excelを変更せず、別ファイルかコピーできる表で出してください。

案が1つしか出ない場合は、2案にするために条件を変えさせる必要はありません。候補の数よりも、何を満たしているかを確かめます。これは小さい表の相談であり、全組合せを探索して最適性を保証する手順ではありません。

条件の照合

人が手で作った確認用の1例は、AをP2/P4、BをP1、CをP3/P5とする配置です。AIが出した結果ではありません。Aの入力はP2とP4、Bの説明はP1、Cの照合はP3とP5が対応でき、人数は2/1/2になります。P2の照合希望とP3のB希望は満たせません。

人数が合っていても、同じP1がBとCに出ていれば成立しません。Excelの検索や件数確認で担当IDを数え、AIの照合表と独立して確かめます。作成されたExcelは開いてセルを確認し、数式がある場合は参照先と計算結果も確認します。OpenAI のデータ分析の説明(外部)も、整った列名と1行1記録のデータを推奨しています。

欠員で成立しなくなる場合

P2を欠員にして、同じ条件で再検討します。

P2が2026-11-10に欠員になりました。ほかの必須条件と希望は変更しません。
まず、利用可能な人数と必要人数を比較してください。
成立する案がなければ「成立しない」と示し、どの条件が原因か説明してください。
応援追加、時間帯の分離、案件の日程変更は、人が判断する相談案として示してください。
人数や技能を勝手に追加せず、条件を変えた案と現条件の案を混ぜないでください。

利用可能な4人に対し、同じ時間帯で5人が必要です。重複割当を禁じたままでは成立しません。この結論は技能の並べ方によらず、人数だけで確認できます。4人を無理に5枠へ埋める案が返ったら、採用せず、重複した担当IDを指摘します。

応援を頼むなら必要な技能と稼働可能時間、日程を変えるなら依頼元の合意を人が確認します。「応援P6を追加した案」は条件変更後の案であり、現条件を満たした結果とは呼びません。

読み取りや案に誤りがある場合

CSVが文字化けしたら、Excelの「データ」から「テキスト/CSV」を選びUTF-8で読み込みます。表の内容を確認した後で保存し直すか、必要な列だけを会話に貼ります。

希望が必須扱いになった場合は、「H1〜H3だけを先に照合」と依頼して、希望の評価を後へ分けます。件数が大きく、交代制、勤務時間、法令、資格、疲労などの条件が増える場合は、この演習の表だけでは足りません。必要な条件を担当者と整理し、専門の配置計画や制約を検査できる仕組みを検討します。

まずは5人の案を手で検算し、P2を除いたときに成立しない理由を説明できれば、この演習の区切りです。書類の転記もまとめたい場合は「同じ情報を何度も入力しない」の元メモと改訂の演習を使えます。

参照した公式情報

• ChatGPT のデータ分析(外部)
• ChatGPT Work と Codex(外部)
• Claude の端末別機能(外部)

いずれも2026年10月9日確認。AIによる案の生成、生成Excelの数式と Office 表示、最適性は未検証です。