依頼文に、目的と確認条件を入れる

「会議の資料を作って」と頼んでも、議事録、上司への報告、参加者への案内では必要な内容が違います。出来上がった文章を見てから用途を説明すると、構成から直すことになります。

先に決めたいのは、読む人と、受け取るときに確かめる内容です。細かな作業順をすべて指定するより、何がそろえば使えるのかを伝えます。この回では、前回の行動表の依頼を、自分の仕事へ置き換えられる依頼書にします。

依頼の前に決める5項目

OpenAIのPrompting(外部)では、目的、資料、出力、守る範囲を、必要なときに伝える考え方を案内しています。この講座では、それに受け取り時の確認条件を加えて、次の5項目を使います。毎回すべてを長く書くための書式ではありません。

たとえば読者を「取りまとめ担当」と指定すれば、長い背景説明より、誰に何を確かめるかを先に置く構成が考えられます。説明会の参加者向けなら、日時や当日の案内が中心になります。相手が変わると同じメモから作る資料も変わるため、ここを最初に伝えます。

確認条件の4件や未定2箇所は、教材を読んで分かる参照値です。実務で件数を把握していない場合は、期待する数字を適当に書かず、「抽出した各行に根拠を付け、件数を報告する」と指定します。

短い依頼から足す情報

短い文章が十分な場面もあります。「この文を2文に分けて」のように対象と変更がはっきりしていれば、長い背景は要りません。複数の成果物や未確定の情報を扱うときだけ、足りない条件を足します。

会議メモを整理して。

この依頼では、要約なのか、行動事項の抽出なのかが決まりません。まず受け取りたいものを加えます。

会議メモから、取りまとめ担当が確認する行動表を作ってください。
行動、担当、期限、状態、根拠IDを列にしてください。

さらに、今回のメモにある未定の扱いを加えます。

資料にない担当や期限は「未定」としてください。
表のあとに、確認が必要な箇所をまとめてください。

これで表の形と欠けた情報の扱いが決まります。「熟練の秘書として」「最高の品質で」といった役割や評価の言葉を足すより、出力のどこを確認するかが明確になります。役割を指定するなら、専門家らしく振る舞わせるためだけでなく、読む人や判断の目的を絞るために使います。

そのまま使える依頼書

練習用ファイル一式（ZIP）に入れたrequest-template.mdを使えます。まずは会議メモの題材で記入し、入力資料としてmeeting-notes.mdだけを添付します。

目的と読者:
取りまとめ担当が、会議後に誰へ確認するか判断するための資料です。

入力資料:
添付のmeeting-notes.mdだけを使ってください。
行動事項はM05〜M08、共有時の条件はM09を参照します。

仕上がり:
行動 / 担当 / 期限 / 状態 / 根拠ID の表を作ってください。
続けて未定事項と質問案を記載し、Markdownファイルで返してください。

判断を残す箇所:
担当や期限が書かれていないときは「未定」にします。
調達先は保留のまま扱い、社外への送信は行いません。

受け取り時の確認:
4件の行動があり、名簿更新の担当と現地確認の期限が未定であること。
教材では4件とも未着手です。
表の各行から元のM番号をたどれること。
確認できなかった点があれば、成果物と一緒に報告してください。

依頼文には、読み手が判断できる状態を指定しています。表の各セルを一から手順で説明する必要はありません。ただし、集計の対象や除外条件のように結果を変える処理は明記します。見積の重複をどう扱うかは、その例です。

追加指示で変える範囲

一度で希望の形にならなければ、同じ会話で直したい箇所を伝えます。毎回すべての指示を送り直すと、何が今回の変更か分かりにくくなります。変更点と維持する内容を組にすると、修正後の確認もしやすくなります。

たとえば説明が長い場合は、「もっと簡潔に」だけで済ませず、残したい情報を指定します。

行動表と根拠IDはそのまま残してください。
表の前の説明を2文以内にし、未定事項を表の直後へ移してください。
担当、期限、状態の値を変えず、保存用ファイルにも反映してください。

この指示で直すのは文章の長さと順番です。内容が正しいかどうかは別に確かめます。読みやすい修正版を受け取っても、根拠の照合を省略しないようにします。

確認条件がぶつかった場合

「1ページに収めたい」と「すべての会議発言を残したい」は、元資料の量によって両立しません。両方を同じ強さで求めると、どちらかが崩れた結果を受け取ることになります。優先順位を付け、両立できない場合の返し方まで決めます。

本文は1ページを目標にします。
決定事項、未定事項、担当と期限を優先してください。
収まらない背景説明は別紙へ分け、本文で省いた内容を報告してください。
文字を読めない大きさに縮めて収めないでください。

この場合、1ページは受け取りたい形であり、元資料の情報を捨ててよいという意味にはしません。提出先に厳密なページ数や書式の条件があるなら、その条件を渡して、収め方を先に相談します。

自分の依頼書の点検

教材を自分の仕事へ置き換える際は、「効率化する」のような大きな目的を、受け取るファイルの名前まで下ろします。たとえば「毎週の報告を楽にする」なら、「月曜の会議で使う進捗表と確認事項の一覧」です。入力が何で、結果の何を確かめるかも一緒に書けます。

完成した依頼書は、次の3点で見直します。第一に、成果物を開く相手が分かるか。第二に、主要な数字や日付の出どころが決まっているか。第三に、判断できないことをどの欄へ残すかが書かれているかです。どれかを説明できなければ、その1点だけ補います。

同じ依頼を繰り返して使う場合は、毎回変わる資料名と、変えずに守る確認条件を分けて保存します。まだ一度も試していない長い依頼を固定するより、小さな入力で使い、修正した点を反映してから残すほうが、再利用時に何を確かめるか分かります。

保存した依頼書に必要な資料がそろったら、「第4回 ファイルとプロジェクトの整理」で置き場所と版を整えます。毎回同じ確認手順を呼び出したくなったら、「第13回 スキル」で再利用する形にできます。

参照した公式資料

2026年10月22日確認。OpenAI: Prompting(外部)を、目的、資料、出力、境界を伝える方法と追加指示の説明に参照しました。5項目の記入例、確認条件、教材の修正例はBenriWorksの独自演習です。