会議メモから、決定事項と次の仕事を取り出す

会議メモの要約が読みやすくても、担当者が一人増えていたら、そのまま仕事には使えません。「誰が引き受けたか」と「誰かに引き受けてもらう必要があるか」は、別の情報です。短く整えた文章ほど、その違いが見えにくくなります。

第6回は、架空の「青葉オフィス更新プロジェクト」の会議メモから、決定事項、次に行う仕事、未確定事項を取り出します。完成品は、根拠をたどれる一覧と、確認してから使える共有文の下書きです。担当も期限もそろっていない4件の仕事を、欠けたまま正しく引き継げることを目標にします。

会議後に残す二つのファイル

この演習では、全体を確認する meeting-review.md と、社内共有用の followup-draft.txt を作ります。前者には判断の根拠まで残し、後者は読み手が次の行動を確認できる長さにまとめます。同じ情報から作りますが、用途が違うため、文章をそのまま複製しません。

OpenAIの会議後のフォローアップ事例(外部)でも、会議の記録から決定事項やアクションを取り出し、共有先に応じた下書きを確認する流れが紹介されています。本講座では添付ファイルだけを使い、サービスへの接続や送信は行いません。

ここでのアクションは、会議後に実行することが記録された仕事です。「業者をどちらにするか未定」という検討事項を、誰かの仕事に変えるには、別の合意が必要です。

入力資料と今回の範囲

「共通練習教材ZIP」を展開し、meeting-notes.md を開きます。教材内の組織、人物、金額はすべて架空です。M01 から M09 までの番号は、後で元の記述へ戻るための目印です。

この回では、まず meeting-notes.md だけをWorkへ添付します。同梱の revision-note.md は第8回以降の更新練習で使うため、ここでは渡しません。会議時点の説明会の日付は2026年11月9日です。

1. 新しいWorkの会話を開き、会議メモを添付します。
2. 添付欄でファイル名を確認します。添付できない場合は、番号を残した本文をメッセージへ貼り付けます。
3. 次の依頼文を送ります。別の資料を必要とする質問が来た場合は、今回は会議メモだけが根拠だと伝えます。
4. 作成されたファイルを開き、元のメモと並べて確認します。

添付したmeeting-notes.mdは、架空の青葉オフィス更新プロジェクトの会議メモです。
会議に参加していない社内メンバーが、決定と次の仕事を確認できる資料を作ってください。

成果物は次の2ファイルです。
1. meeting-review.md
   決定事項、アクション、未確定事項を、それぞれ別の表にしてください。
   アクションの列は、内容、担当、期限、状態、根拠IDです。
   他の表にもM01〜M09の根拠IDを付けてください。
2. followup-draft.txt
   決定事項と次の仕事を先に置き、未確定の項目への確認依頼を添えた社内共有文にしてください。

担当が決まっていない仕事は「担当未定」、期限の記載がない仕事は「期限記載なし」とします。
提案、検討中、決定済みを区別し、記載のない担当や期限は補いません。
アクションの抽出だけで状態を完了へ変えないでください。
外部への送信や登録はせず、共有文は下書きとして返してください。

最後に、使った入力ファイル名、アクション件数、担当と期限の不足箇所を報告してください。

四つの仕事の照合

完成報告の「4件を整理しました」だけでは、担当と期限の対応までは分かりません。ファイルを開き、次の表と一行ずつ照らします。表は教材から取り出せる確認用の答えで、Workでの実行結果を掲載したものではありません。

とくにM07とM08を先に見ます。資料担当の林を参加者名簿の担当にしたり、端末確認の期限を説明会前日にしたりする根拠はありません。役割や日程から考えた案が必要なら、元の仕事とは別に「提案」として出してもらいます。

アクション件数が5件になっている場合は、外部案内の送信が追加されていないかを見ます。M09は「下書きを青木が確認してから送る」という条件です。送信担当や送信日を新たな確定事項として埋める材料にはなりません。

決定事項と未確定事項の境目

M04の説明会の日程は、11月6日から11月9日へ変わったと記録されています。現在の日程として載せるのは11月9日です。11月6日を残すなら、変更前の日付と分かる場所に置きます。日付を二つ並べただけでは、会議に出ていない人が選べません。

一方、M03の業者Aと業者Bは比較中です。再見積もりの依頼先が業者Bだからといって、発注先まで決まったわけではありません。「業者Bに決定」と書かれていたら、その文と根拠IDを一緒に指して修正します。

meeting-review.mdの業者選定の記述を修正してください。
M03では業者Aと業者Bの選定は保留で、M06は業者Bへの再見積もり依頼です。
発注先の決定と、見積もりを依頼するアクションを分けてください。
この訂正をfollowup-draft.txtにも反映し、変更した箇所を報告してください。

「もっと正確に」と全体を作り直させるより、どの記述がどの資料と合っていないかを示すと、修正後の比較対象がはっきりします。修正した表だけで終わらず、共有文にも同じ誤りが残っていないかを確認します。

共有文の読み手

一覧の全行を文章にすると、未定項目が本文の中へ埋もれます。共有文では、決まった日程、4件の仕事、確認が必要な項目を段落で分けるよう追加できます。

followup-draft.txtを社内の確認用として整えてください。
冒頭に説明会の日程変更を置き、4件の仕事を短い一覧にしてください。
参加者名簿の担当未定と、端末確認の期限未記載は、末尾の確認依頼にも残してください。
業者の選定は保留、外部案内は確認前の下書きと分かる表現にしてください。
新しい担当、期限、決定は追加しないでください。

「担当未定」は、資料の欠陥を隠さず知らせるための情報です。文章を整える過程で削ると、読みやすくなっても、会議の続きを始める手掛かりがなくなります。

完了の確認

2ファイルを保存したら、次の項目に答えられるか確かめます。

• 4件のアクションがあり、それぞれM05からM08へ戻れますか。
• 担当未定が1件、期限の記載がない仕事が1件残っていますか。
• 会議時点の日程が2026年11月9日になっていますか。
• 業者選定の保留と、外部案内の下書きという状態が保たれていますか。
• 修正した内容が一覧と共有文の両方に反映されていますか。

合格したファイルは、入力メモと別に保存します。例えば 06-meeting/inputs/ と 06-meeting/outputs/ を分ければ、元のメモを残したまま次の練習で再利用できます。画面に表示された内容と、ダウンロードしたファイルの内容も一度照合します。

文章から情報を取り出せても、金額の表には重複や空欄という別の問題があります。「CSVから、確かめられるExcelを作る」では、会議と同じ案件の費用を集計し、合計の根拠を確かめます。

参照した公式情報

仕様確認日：2026年10月22日。練習資料、依頼文、確認用の答えはBenriWorksが作成した独自教材です。

• Turn meetings into follow-ups(外部)：会議の根拠と、確認する下書きの分離
• Work with files(外部)：生成ファイルの確認と箇所を指定した修正